Ziel & Überblick

Im Portal laden abgebende Schulen Personendaten hoch, pflegen Statusangaben und können diese Daten sicher exportieren.

• Standard-CSV und BBSPLAN-CSV Upload
• Statusverwaltung je Datensatz; Bewerbungen mit bis zu 3 Wünschen (BG1–BG3)
• Export als passwortgeschützte ZIP mit Excel-Datei

Upload

1. Wählen Sie den passenden Reiter (Standard CSV/BBSPLAN CSV).
2. Lesen Sie die Hinweise (Format, Pflichtspalten) und laden Sie die Datei hoch.
3. Prüfen Sie ggf. das Log im Portal (Fehler/Erfolgsmeldungen).

Daten & Status

Der Tab Hochgeladene Daten/Status listet Ihre Datensätze. Je Datensatz können Sie den Gesamtstatus setzen.

Der Status wird im Verwaltungsprogramm der Berufsschulen gespiegelt und ist eine einfache Möglichkeit, dieser Schule Hinweise zu der Person zu hinterlassen.

Sie können den Status des aktuellen Datensatzes festlegen und damit signalisieren, ob die Person an der aktuellen Schule verbleibt („Verbleibt an der aktuellen Schule“) oder ob der Status ungeklärt ist („Unbekannt“). Außerdem kann der Status als "anderweitig versorgt" festgelegt werden. Falls keine weiteren Informationen vorliegen, belassen Sie den Status bei („Neuer Datensatz/unverändert“).

Bei Bewerbungen existieren bis zu drei Wünsche (BG1–BG3); je Wunsch gibt es einen Rangstatus.

Übersicht der Symbole:

Neuer Datensatz/unverändert:
Unbekannt:
Verbleibt an der aktuellen Schule:
anderweitig versorgt:

Datensuche, Tabs & Verknüpfungen

Im Bereich Hochgeladene Daten/Status wurde die Suche erweitert. Oberhalb der Tabelle finden Sie drei Tabs, einen zusätzlichen Filter sowie neue Aktionen zum Verknüpfen von Datensätzen.

Die 3 Tabs

• Meine Uploads: Zeigt Datensätze, die Sie hochgeladen haben. Zusätzlich werden Datensätze angezeigt, die bereits mit Ihren Uploads verknüpft sind (gleiche Personengruppe).
• Nicht identifiziert: Zeigt Datensätze aus dem Bewerbungsvorgang, die nicht automatisch einem vorhandenen Upload zugeordnet werden konnten (data_entrytype = 0). Diese Datensätze können manuell mit eigenen Uploads verknüpft werden.
• Vermutliche Dubletten: Zeigt unverknüpfte Datensätze, bei denen ein Dubletten-Verdacht besteht. Ein Verdacht liegt vor, wenn entweder die E-Mail-Adresse identisch ist (falls vorhanden) oder Nachname und Geburtsdatum identisch sind. Es werden nur Gruppen angezeigt, bei denen mindestens zwei Datensätze zusammenpassen.

Zusätzlicher Filter

Mit dem Dropdown können Sie die Anzeige weiter einschränken:

• Alle – keine weitere Einschränkung
• Nur verknüpfte – zeigt nur Datensätze, die bereits Teil einer Personengruppe sind
• Nur unverknüpfte – zeigt nur Datensätze ohne bestehende Verknüpfung

Neue Aktionen: Verknüpfen & Verknüpfung lösen

Wählen Sie die gewünschten Datensätze über die Checkboxen aus und nutzen Sie dann:

• Verknüpfen – fasst die Auswahl zu einer Personengruppe zusammen (z. B. bei Mehrfachanmeldungen derselben Person).
• Verknüpfung lösen – entfernt ausgewählte Datensätze aus einer Personengruppe.

Neue Informationen in der Tabelle

Die Tabelle enthält zusätzliche Spalten/Markierungen, z. B. Herkunft (Upload-Typ). Dabei gilt: data_entrytype = 0 = Datensatz aus dem Bewerbungsvorgang, data_entrytype = 1 = Portal-Upload durch eingeloggten Nutzer. Verknüpfte Datensätze werden optisch gruppiert; vermutliche Dubletten werden zusätzlich markiert.

Löschen von Datensätzen

Sie können Ihre hochgeladenen Datensätze löschen. Sollte auf der Basis vorhandener Daten bereits eine Bewerbung oder Anmeldung an einer berufsbildenden Schule erfolgt sein, werden die damit im Zusammenhang stehenden Daten nicht gelöscht. Dies muss durch die Schulen mit Zugriff auf diese Bewerbung/Anmeldung erfolgen. Falls für die selbe Person erneut ein Datensatz hochgeladen wird, erhält diese einen neuen eindeutigen Idenfikationstoken. Dies ist - wenn möglich - zu vermeiden.

1. Markieren Sie die gewünschten Zeilen (Checkboxen).
2. Löschen Sie die markierten Daten durch Click auf den Button und bestätigen der Sicherheitsabfrage.

Export

1. Markieren Sie die gewünschten Zeilen (Checkboxen).
2. Geben Sie ein Export-Passwort (min. 10 Zeichen) ein.
3. Klicken Sie Ausgewählte exportieren – es wird eine ZIP mit passwortgeschützter XLSX erzeugt.

Hinweis: Jede Bewerbung erzeugt eine eigene Tabellenzeile. Felder: Personenangaben, Bewerbung am, BG1–BG3 (Kurzbezeichnung/Schule) und Rangstatus je Wunsch sowie Hochgeladen von (Schule).

Anleitung Export

Person-UID & Bewerbungen anzeigen

1. Markieren Sie in der Datenliste die gewünschten Datensätze (Checkboxen).
2. Klicken Sie auf Person-UID & Bewerbungen anzeigen.
3. Geben Sie Ihr eigenes Passwort zur Bestätigung ein.

Es werden pro Datensatz die Person-UID sowie sämtliche Bewerbungen/Anmeldungen angezeigt – inkl. Wünsche (BG1–BG3) mit zugehöriger Schule und jeweiligem Rangstatus.