Ziel & Überblick

Im Portal laden abgebende Schulen Personendaten hoch, pflegen Statusangaben und können diese Daten sicher exportieren.

• Kontrollierte Übernahme von Schülerdaten mit Vorschau
• Statusverwaltung je Datensatz; Bewerbungen mit bis zu 3 Wünschen (BG1–BG3)
• Export als passwortgeschützte ZIP mit Excel-Datei

Schülerdaten übernehmen

1. Bereiten Sie die CSV-Datei anhand der Beispieldatei vor. Die Spaltenüberschriften müssen erhalten bleiben.
2. Wählen Sie die Datei und öffnen Sie mit Vorschau prüfen zunächst die kontrollierte Voransicht.
3. Prüfen Sie Warnungen und Fehler. Erst danach wählen Sie die zu übernehmenden Datensätze aus und bestätigen den Import.

Daten & Status

Der Arbeitsbereich Portal-Daten verwalten listet die für Sie freigegebenen Datensätze. Je Datensatz können Sie den Gesamtstatus setzen.

Der Status wird im Verwaltungsprogramm der Berufsschulen gespiegelt und ist eine einfache Möglichkeit, dieser Schule Hinweise zu der Person zu hinterlassen.

Sie können den Status des aktuellen Datensatzes festlegen und damit signalisieren, ob die Person an der aktuellen Schule verbleibt („Verbleibt an der aktuellen Schule“) oder ob der Status ungeklärt ist („Unbekannt“). Außerdem kann der Status als "anderweitig versorgt" festgelegt werden. Falls keine weiteren Informationen vorliegen, belassen Sie den Status bei („Neuer Datensatz/unverändert“).

Bei Bewerbungen existieren bis zu drei Wünsche (BG1–BG3); je Wunsch gibt es einen Rangstatus.

Übersicht der Symbole:

Neuer Datensatz/unverändert:
Unbekannt:
Verbleibt an der aktuellen Schule:
anderweitig versorgt:

Datensuche, Tabs & Verknüpfungen

Im Bereich Portal-Daten verwalten grenzen Sie die Anzeige zunächst über Register und Suchfelder ein. Oberhalb der Tabelle finden Sie drei Tabs, einen zusätzlichen Filter sowie neue Aktionen zum Verknüpfen von Datensätzen.

Die 3 Tabs

• Meine Uploads: Zeigt Datensätze, die Sie hochgeladen haben. Zusätzlich werden Datensätze angezeigt, die bereits mit Ihren Uploads verknüpft sind (gleiche Personengruppe).
• Nicht identifiziert: Zeigt Datensätze aus dem Bewerbungsvorgang, die nicht automatisch einem vorhandenen Upload zugeordnet werden konnten Diese Datensätze können manuell mit eigenen Uploads verknüpft werden.
• Vermutliche Dubletten: Zeigt unverknüpfte Datensätze, bei denen ein Dubletten-Verdacht besteht. Ein Verdacht liegt vor, wenn entweder die E-Mail-Adresse identisch ist (falls vorhanden) oder Nachname und Geburtsdatum identisch sind. Es werden nur Gruppen angezeigt, bei denen mindestens zwei Datensätze zusammenpassen.

Zusätzlicher Filter

Mit dem Dropdown können Sie die Anzeige weiter einschränken:

• Alle – keine weitere Einschränkung
• Nur verknüpfte – zeigt nur Datensätze, die bereits Teil einer Personengruppe sind
• Nur unverknüpfte – zeigt nur Datensätze ohne bestehende Verknüpfung

Neue Aktionen: Verknüpfen & Verknüpfung lösen

Wählen Sie die gewünschten Datensätze über die Checkboxen aus und nutzen Sie dann:

• Verknüpfen – fasst die Auswahl zu einer Personengruppe zusammen (z. B. bei Mehrfachanmeldungen derselben Person).
• Verknüpfung lösen – entfernt ausgewählte Datensätze aus einer Personengruppe.

Neue Informationen in der Tabelle

Die Tabelle enthält zusätzliche Spalten und Markierungen, zum Beispiel die Herkunft des Datensatzes. Verknüpfte Datensätze werden optisch gruppiert; vermutliche Dubletten werden zusätzlich markiert.

Löschen von Datensätzen

Sie können Ihre hochgeladenen Datensätze löschen. Sollte auf der Basis vorhandener Daten bereits eine Bewerbung oder Anmeldung an einer berufsbildenden Schule erfolgt sein, werden die damit im Zusammenhang stehenden Daten nicht gelöscht. Dies muss durch die Schulen mit Zugriff auf diese Bewerbung/Anmeldung erfolgen. Prüfen Sie vor einem erneuten Upload, ob bereits ein passender Datensatz vorhanden ist, damit keine unnötige zweite Identität entsteht.

1. Markieren Sie die gewünschten Zeilen (Checkboxen).
2. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Export

1. Markieren Sie die gewünschten Zeilen (Checkboxen).
2. Geben Sie ein Export-Passwort (min. 10 Zeichen) ein.
3. Klicken Sie Ausgewählte exportieren – es wird eine ZIP mit passwortgeschützter XLSX erzeugt.

Hinweis: Jede Bewerbung erzeugt eine eigene Tabellenzeile. Felder: Personenangaben, Bewerbung am, BG1–BG3 (Kurzbezeichnung/Schule) und Rangstatus je Wunsch sowie Hochgeladen von (Schule).

Anleitung Export

Identifikationscode und Vorgänge ausgeben

1. Markieren Sie in der Datenliste die gewünschten Datensätze (Checkboxen).
2. Klicken Sie auf Identifikationscode und Vorgänge ausgeben.
3. Geben Sie Ihr eigenes Passwort zur Bestätigung ein.

Es werden der persönliche Identifikationscode sowie die zugehörigen Bewerbungen und Anmeldungen angezeigt. Der Code ermöglicht die sichere schulübergreifende Zuordnung einer Person. Er ist kein allgemeines Benutzerpasswort.

Geplante DANIS-Schnittstelle

Die direkte Übernahme aus DANIS ist vorbereitet, aber noch nicht freigeschaltet. Bis Verbindungstest, Rechteprüfung, verschlüsselte Ablage des Zugangsgeheimnisses und vollständige Protokollierung abgeschlossen sind, verwenden Sie weiterhin den kontrollierten CSV-Import.

Die spätere Einrichtung soll die Schnittstellenadresse, Schul- oder Mandantenkennung, eine technische Zugangskennung, das Schuljahr und die Übernahmeart erfassen. Persönliche Benutzerkonten sollen dafür nicht verwendet werden.