Portal-Handbuch – Datenupload, Suche & Export

Überblick

Das Portal dient als Upload- und Identifikationsplattform für Personendaten abgebender Schulen. Datensätze können im Bewerbungsprozess wiedergefunden werden, Bewerbungen (bis zu 3 Wünsche) werden angezeigt, und ein sicherer Export (ZIP + Excel) steht zur Verfügung.

Was wurde zuletzt erweitert?

Datensuche mit 3 Tabs (Meine Uploads / Nicht identifiziert / Vermutliche Dubletten)
Zusatzfilter: Alle / verknüpft / unverknüpft
Neue Aktionen: Verknüpfen & Verknüpfung lösen
Neue Tabelle-Infos: Herkunft (Upload-Typ) + optische Markierungen

Schnellstart

Upload einer CSV (Standard oder BBSPlan) durchführen.
In Datensuche prüfen, ob Datensätze als Nicht identifiziert auftauchen und ggf. verknüpfen.
Bei Bedarf Export herunterladen (ZIP enthält Excel-Datei).

Wenn ein Bewerber sich per E-Mail anmeldet und nicht automatisch einem Upload zugeordnet wird, entsteht ein Datensatz mit data_entrytype = 0 – dieser ist der typische Kandidat für manuelle Verknüpfung.

Rollen & Sichtbarkeit

Standardmäßig sehen Nutzer vor allem eigene Uploads. Die Suche kann zusätzlich Treffer aus anderen Uploads liefern, damit Verknüpfungen möglich sind. Ein spezieller Admin-/Spezial-Login kann (je nach Konfiguration) alle Datensätze sehen.

Normaler Nutzer: Fokus auf eigene Uploads + Verknüpfungen
Admin/Spezial: ggf. erweiterte Sicht (konfigurationsabhängig)

Datensuche

Oberhalb der Tabelle befinden sich Tabs, Suchfeld, Zusatzfilter und die Aktionsbuttons. Die Tabs definieren, welche Datenmenge betrachtet wird – Suche und Filter schränken dann weiter ein.

Tabs

Meine Uploads

Zeigt Datensätze, die durch den aktuellen Nutzer hochgeladen wurden. Zusätzlich werden Datensätze angezeigt, die bereits mit diesen Uploads verknüpft sind (Personengruppe).

Nicht identifiziert

Zeigt Datensätze aus dem Bewerbungsvorgang, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten (data_entrytype = 0). Diese sind typische Kandidaten zum manuellen Verknüpfen.

Vermutliche Dubletten

Zeigt unverknüpfte Datensätze mit Dubletten-Verdacht (Details im Abschnitt „Dubletten-Logik“). Es werden nur Cluster mit mindestens zwei passenden Datensätzen angezeigt.

Zusatzfilter

Der Filter beeinflusst die Anzeige im aktuellen Tab:

Alle – keine zusätzliche Einschränkung
Nur verknüpfte – nur Datensätze, die bereits Teil einer Personengruppe sind
Nur unverknüpfte – nur Datensätze ohne bestehende Verknüpfung

Verknüpfen & Verknüpfung lösen

Über die Checkboxen können mehrere Datensätze ausgewählt werden:

Verknüpfen: fasst die Auswahl zu einer Personengruppe zusammen (Mehrfachanmeldungen logisch verbinden).
Verknüpfung lösen: entfernt ausgewählte Datensätze aus einer Personengruppe.

Hinweis: Im Tab „Vermutliche Dubletten“ werden nur unverknüpfte Cluster angezeigt. Nach dem Verknüpfen verschwindet der Cluster dort (weil er dann verknüpft ist).

Herkunft (Upload-Typ)

Die Tabelle zeigt eine Herkunftskennzeichnung anhand data_entrytype:

data_entrytype = 0: Datensatz aus dem Bewerbungsvorgang (nicht automatisch identifiziert)
data_entrytype = 1: Upload durch eingeloggten Nutzer über die Portalwebseite

Dubletten-Logik (Tab „Vermutliche Dubletten“)

Ein Datensatz wird als „Verdacht“ betrachtet, wenn er unverknüpft ist und mindestens eine dieser Regeln erfüllt:

Gleiche E-Mail (schueler_email, falls nicht leer)
Gleicher Nachname + gleiches Geburtsdatum (schueler_nachname + schueler_geburtsdatum)

Angezeigt werden nur Cluster mit mindestens 2 Datensätzen, die denselben Schlüssel haben (E-Mail oder Nachname+Geburtsdatum).

Datenupload

Uploads erfolgen per CSV. Das System prüft das Format und meldet Fehler direkt zurück. Unterstützt werden (je nach Konfiguration) Standard-CSV und BBSPlan-CSV.

Voraussetzungen

CSV-Datei (UTF‑8 empfohlen)
Pflichtfelder gemäß Uploadmaske
Bei Problemen: zuerst Trennzeichen/Encoding prüfen

Ablauf

Passenden Upload-Typ auswählen (Standard oder BBSPlan).
Datei auswählen und Upload starten.
Ergebnis prüfen: neue/aktualisierte Datensätze erscheinen in der Tabelle.
Bei Bedarf in „Nicht identifiziert“ / „Vermutliche Dubletten“ wechseln und verknüpfen.

Häufige Probleme

Prüfen Sie Trennzeichen (Komma/Semikolon), Encoding (UTF‑8), Spaltenüberschriften und Pflichtfelder. Oft liegen Probleme an „unsichtbaren“ Sonderzeichen oder falschem Datumformat.

Das passiert typischerweise, wenn sich eine Person anmeldet, aber keine eindeutige Zuordnung zu einem Upload möglich war. Nutzen Sie den Tab „Nicht identifiziert“ und verknüpfen Sie den Datensatz mit dem passenden Upload.

Export

Der Export liefert eine passwortgeschützte ZIP-Datei, die eine Excel-Datei (.xlsx) enthält. Das Passwort wird separat übergeben.

Format & Passwort

Download: ZIP (passwortgeschützt)
Inhalt: Excel (.xlsx)
Passwort: wird separat übermittelt (nicht im Portal angezeigt)

Inhalte der Exportdatei

Die Exportdatei enthält u. a. Personenangaben sowie Bewerbungsinformationen:

Bewerbung am: Zeitstempel der Bewerbung
BG1–BG3: Kurzbezeichnung/Schule je Wunsch
Rangstatus: Status je Wunsch (z. B. angenommen/abgelehnt/…)
Hochgeladen von: welcher Nutzer den Datensatz ursprünglich hochgeladen hat (falls relevant)

Jede Bewerbung erzeugt in der Exportdatei in der Regel eine eigene Zeile (Mehrfachanmeldungen sind somit sichtbar).

Datenschutz

Export nur bei berechtigtem Zugriff durchführen.
Dateien nach Bearbeitung sicher ablegen oder löschen.
ZIP-Passwort getrennt übermitteln.

FAQ & Troubleshooting

Der Tab zeigt nur unverknüpfte Cluster mit mindestens zwei Datensätzen, die entweder dieselbe E-Mail oder denselben Nachnamen + Geburtsdatum haben. Einzelne „Verdächtige“ ohne zweites Matching werden nicht angezeigt.

Die Datensätze werden in eine Personengruppe aufgenommen. Verknüpfte Datensätze werden optisch gruppiert angezeigt. Im Dubletten-Tab verschwinden sie, weil dort nur unverknüpfte Cluster gelistet werden.

Nutzen Sie „Verknüpfung lösen“ und entfernen Sie die betroffenen Datensätze aus der Personengruppe. Bei Gruppen mit weniger als zwei Mitgliedern wird die Gruppe automatisch aufgelöst.

Hinweis: Diese Seite ist ein konsolidiertes Handbuch und ersetzt die früher separaten Seiten für Upload/Export/Portal-Bedienung.