Portal-Handbuch – Datenupload, Suche & Export

Überblick

Das BoB-Portal dient als geschützte Übernahme- und Identifikationsplattform für Personendaten abgebender Schulen. Datensätze können im Bewerbungsprozess wiedergefunden werden, Bewerbungen (bis zu 3 Wünsche) werden angezeigt, und ein sicherer Export (ZIP + Excel) steht zur Verfügung.

Was wurde zuletzt erweitert?

Kontrollierte CSV-Übernahme mit Vorschau vor der Speicherung
Datenverwaltung mit 3 Registern (Meine Uploads / Nicht identifiziert / Vermutliche Dubletten)
Zusatzfilter: Alle / verknüpft / unverknüpft
Neue Aktionen: Verknüpfen & Verknüpfung lösen
Neue Tabelle-Infos: Herkunft (Upload-Typ) + optische Markierungen

Schnellstart

CSV auswählen und die Vorschau sorgfältig prüfen.
Nur die gewünschten fehlerfreien Datensätze übernehmen.
In Portal-Daten verwalten prüfen, ob Datensätze als Nicht identifiziert auftauchen und gegebenenfalls sicher verknüpfen.
Bei Bedarf Export herunterladen (ZIP enthält Excel-Datei).

Wenn eine Person nicht automatisch einem vorhandenen Upload zugeordnet werden kann, erscheint der Vorgang im Register Nicht identifiziert. Eine manuelle Verknüpfung darf erst nach sorgfältigem Abgleich erfolgen.

Rollen & Sichtbarkeit

Standardmäßig sehen Nutzer vor allem eigene Uploads. Die Suche kann zusätzlich Treffer aus anderen Uploads liefern, damit Verknüpfungen möglich sind. Ein spezieller Admin-/Spezial-Login kann (je nach Konfiguration) alle Datensätze sehen.

Normaler Nutzer: Fokus auf eigene Uploads + Verknüpfungen
Admin/Spezial: ggf. erweiterte Sicht (konfigurationsabhängig)

Datensuche

Oberhalb der Tabelle befinden sich Tabs, Suchfeld, Zusatzfilter und die Aktionsbuttons. Die Tabs definieren, welche Datenmenge betrachtet wird – Suche und Filter schränken dann weiter ein.

Tabs

Meine Uploads

Zeigt Datensätze, die durch den aktuellen Nutzer hochgeladen wurden. Zusätzlich werden Datensätze angezeigt, die bereits mit diesen Uploads verknüpft sind (Personengruppe).

Nicht identifiziert

Zeigt Datensätze aus Bewerbungen oder Anmeldungen, die nicht automatisch sicher zugeordnet werden konnten. Prüfen Sie mehrere Merkmale, bevor Sie eine manuelle Verknüpfung vornehmen.

Vermutliche Dubletten

Zeigt unverknüpfte Datensätze mit Dubletten-Verdacht (Details im Abschnitt „Dubletten-Logik“). Es werden nur Cluster mit mindestens zwei passenden Datensätzen angezeigt.

Zusatzfilter

Der Filter beeinflusst die Anzeige im aktuellen Tab:

Alle – keine zusätzliche Einschränkung
Nur verknüpfte – nur Datensätze, die bereits Teil einer Personengruppe sind
Nur unverknüpfte – nur Datensätze ohne bestehende Verknüpfung

Verknüpfen & Verknüpfung lösen

Über die Checkboxen können mehrere Datensätze ausgewählt werden:

Verknüpfen: fasst die Auswahl zu einer Personengruppe zusammen (Mehrfachanmeldungen logisch verbinden).
Verknüpfung lösen: entfernt ausgewählte Datensätze aus einer Personengruppe.

Hinweis: Im Tab „Vermutliche Dubletten“ werden nur unverknüpfte Cluster angezeigt. Nach dem Verknüpfen verschwindet der Cluster dort (weil er dann verknüpft ist).

Herkunft des Datensatzes

Die Tabelle unterscheidet in kundenverständlicher Form:

Datensatz aus einer Bewerbung oder Anmeldung, der noch nicht sicher identifiziert wurde
Datensatz aus einem angemeldeten Portal-Upload

Dubletten-Logik (Tab „Vermutliche Dubletten“)

Ein Datensatz wird als „Verdacht“ betrachtet, wenn er unverknüpft ist und mindestens eine dieser Regeln erfüllt:

Gleiche E-Mail (schueler_email, falls nicht leer)
Gleicher Nachname + gleiches Geburtsdatum (schueler_nachname + schueler_geburtsdatum)

Angezeigt werden nur Cluster mit mindestens 2 Datensätzen, die denselben Schlüssel haben (E-Mail oder Nachname+Geburtsdatum).

Schülerdaten übernehmen

Die derzeit freigegebene Übernahme erfolgt per CSV. Das System prüft Format und Inhalte zunächst in einer Vorschau. Erst nach Ihrer Auswahl und Bestätigung werden Datensätze gespeichert.

Voraussetzungen

CSV-Datei (UTF‑8 empfohlen)
Pflichtfelder gemäß Uploadmaske
Bei Problemen: zuerst Trennzeichen/Encoding prüfen

Ablauf

Datei auswählen und Vorschau prüfen öffnen.
Erkannte Datensätze, Warnungen und Fehler kontrollieren.
Nur gewünschte fehlerfreie Zeilen markieren und die Übernahme bestätigen.
Bei Bedarf in „Nicht identifiziert“ oder „Vermutliche Dubletten“ wechseln und die Zuordnung sorgfältig prüfen.

Direkte DANIS-Anbindung

Ein Einrichtungsdialog für eine direkte DANIS-Schnittstelle ist vorbereitet, aber noch nicht freigeschaltet. Bis Verbindungstest, Rechteprüfung, verschlüsselte Geheimnisablage und Protokollierung abgeschlossen sind, bleibt der Dialog verborgen und der CSV-Import ist der verbindliche Weg.

Häufige Probleme

Prüfen Sie Trennzeichen (Komma/Semikolon), Encoding (UTF‑8), Spaltenüberschriften und Pflichtfelder. Oft liegen Probleme an „unsichtbaren“ Sonderzeichen oder falschem Datumformat.

Das passiert typischerweise, wenn sich eine Person anmeldet, aber keine eindeutige Zuordnung zu einem Upload möglich war. Nutzen Sie den Tab „Nicht identifiziert“ und verknüpfen Sie den Datensatz mit dem passenden Upload.

Export

Der Export liefert eine passwortgeschützte ZIP-Datei, die eine Excel-Datei (.xlsx) enthält. Das Passwort wird separat übergeben.

Format & Passwort

Download: ZIP (passwortgeschützt)
Inhalt: Excel (.xlsx)
Passwort: wird separat übermittelt (nicht im Portal angezeigt)

Inhalte der Exportdatei

Die Exportdatei enthält u. a. Personenangaben sowie Bewerbungsinformationen:

Bewerbung am: Zeitstempel der Bewerbung
BG1–BG3: Kurzbezeichnung/Schule je Wunsch
Rangstatus: Status je Wunsch (z. B. angenommen/abgelehnt/…)
Hochgeladen von: welcher Nutzer den Datensatz ursprünglich hochgeladen hat (falls relevant)

Jede Bewerbung erzeugt in der Exportdatei in der Regel eine eigene Zeile (Mehrfachanmeldungen sind somit sichtbar).

Datenschutz

Export nur bei berechtigtem Zugriff durchführen.
Dateien nach Bearbeitung sicher ablegen oder löschen.
ZIP-Passwort getrennt übermitteln.

FAQ & Troubleshooting

Der Tab zeigt nur unverknüpfte Cluster mit mindestens zwei Datensätzen, die entweder dieselbe E-Mail oder denselben Nachnamen + Geburtsdatum haben. Einzelne „Verdächtige“ ohne zweites Matching werden nicht angezeigt.

Die Datensätze werden in eine Personengruppe aufgenommen. Verknüpfte Datensätze werden optisch gruppiert angezeigt. Im Dubletten-Tab verschwinden sie, weil dort nur unverknüpfte Cluster gelistet werden.

Nutzen Sie „Verknüpfung lösen“ und entfernen Sie die betroffenen Datensätze aus der Personengruppe. Bei Gruppen mit weniger als zwei Mitgliedern wird die Gruppe automatisch aufgelöst.

Hinweis: Diese Seite ist ein konsolidiertes Handbuch und ersetzt die früher separaten Seiten für Upload/Export/Portal-Bedienung.